Arrangørhåndbok - Du kan arrangere Bobiltreff!
Innledning
Treff skal være positive opplevelser for både arrangør og medlemmer. Dersom dramatiske hendelser inntreffer kan den gode opplevelsen fort bli snudd. Det er derfor viktig med en håndbok – et verktøy, som er til nytte for både arrangør og medlemmer. Formålet med håndboken er:
Sikkerhet og trygghet gjennom god planlegging, forebygging, beredskap og krisehåndtering. Samt tydelig kommunikasjon og konstruktive samarbeid mellom involverte aktører under treff.
Hvem kan arrangere bobiltreff?
Alle medlemmer i Norsk Bobilforening kan arrangere treff. Mange kunne tenke seg å arrangere treff på sin hjemplass, men føler at det kan være vanskelig å komme i gang. Ta kontakt med treffkoordinator/regionleder i din region og legg frem din plan/ønske. Treffkoordinatoren vil veilede deg videre.
Skjema for søknad, samt div. info om treffet og treffbudsjett må fylles ut og sendes til treffkoordinator for godkjenning. Det foreligger digitalt skjema for regnskap fylles ut før og ferdigstilles etter endt treff.
Forarbeid/Rutiner
Det anbefales å være minst to uavhengige parter som går sammen om å lede et treff. Planlegg hva som skal skje – tema, forskjellige arrangement eller aktiviteter på treffet. Når et treff er planlagt og treffstedet bestemt, skal treffsøknad med info om treffet samt budsjett, sendes til regionens treffkoordinator. Dette bør skje minst 3 mnd. Før treffet skal avholdes for at informasjonen skal komme med i første utgave av Bobilen.
(Det kan også søkes, meldes om treff som skal holdes om høsten før sommerferietid.)
De som arrangerer treffet, skal ikke ha utgifter i forbindelse med arrangementet.
(Det kan søkes om treffvert kompensasjon på Kr 1000.- pr. pers.)
Avgift til campingplassen og for arrangørenes bobil trekkes fra på overskuddet.
(På treff der deltakerne betaler direkte til campingplasseieren markers det på regnskapet.)
Regnskap og oppgjør sendes til treffkoordinator som videresender infoen til kasserer.
For å kunne avvikle et treff på best mulig måte, må det lages en plan for treffet. Det er laget en «huskeliste» som arrangør kan benytte for å få med seg det viktigste. Når det gjelder påmelding til treffet må det være en person som er ansvarlig for dette, treffansvarlig. Vedkommende må ha tilgang på egen e-post og telefon. Treffkoordinator oppretter treffet på Bobiltreff.no. Fra nettstedet vil treffarrangøren få den nødvendige informasjonen om status for påmelding.
Deltakerne blir oppfordret til å melde seg på via Bobiltreff.no. Ikke alle har klart dette, derfor kan treffverten mottatt påmeldinger og gitt dette videre til treffkoordinatoren.
Ved planlegging av treff må også sikkerhet inngå i planleggingen. Det bør utarbeides en kjøreplan som alle i arrangementskomiteen er kjent med og jobber etter. Del ut eller heng opp informasjon om nødnummer, legevakt, ambulanse, brann, politi og stedets severdigheter. Er nødvendig sikkerhetsregler, sikkerhetsrelatert utstyr som brannvernmateriell (brannslukkere, branntepper osv.), medisinsk utstyr (plaster, bandasje, hjertestarter osv.) på plass?
Alle campingplasser skal ha lett tilgjengelig informasjon om plassering av brannmeldere, telefoner, telefonnummer til brannvesen og navn og adresse til campingplassen tydelig skrevet. Spør om det mangler.
Det er ikke tillatt med åpen ild mellom bobilene. Det skal være satt av eget område for «bin laden» og bål. Klarlegge ansvar og fordeling av arbeidsoppgaver tilknyttet krisesituasjoner, beredskapsleder (treffkoordinator), informasjonsansvarlig (treffkoordinator), beredskapsgruppe (treffkomiteens medlemmer) og en medieansvarlig som passer på å ta bilder og gjør noen notater).
Arbeidsfordeling ved treff må være orden føre treffet starter. Treffverten sørger for å utnevne en ansvarlig for de ulike oppgavene. Eks. noen for innsjekking, noen for plassering av bilene, noen for sikkerhetskontroll til det som er nevnt over. etc.
Ved innsjekking blir deltakerne registrert og mottar all info, slik som program, sikkerhetsregler, med nødnummer og info om attraksjoner i område. Det må også lages en plan for treffet, som må inneholde program, registrering av påmeldte, påmeldingspunkt, mottakelse av medlemmer ved innkjøring osv. Ved ankomst er det viktig at deltakerne får nødvendig informasjon slik at de vet hvor de skal, hvor ting er og hva som skal foregå når.
Rapportering
Etter treffet skal det leveres rapporter som dokumenterer treffet på en god måte. Det økonomiske bildet på treffet skal dokumenteres med en regnskapsrapport. Her skal alle bilag være nummerert. Der det er manuelle bilag, som ikke er fra ekstern leverandør, skal disse være attestert av minimum to i arrangementskomiteen. Det er utarbeidet en regnskapsrapport som skal brukes. Til glede for alle medlemmer og til inspirasjon for andre, hadde det vært fint med en liten historie med bilder som kunne sendes til bobilen.no.
Forsikring – Arrangøransvar
Det er stor forskjell på hvilke sikkerhetsregler man skal følge, og dette avhenger av hvor mange bobiler som samles. På treff med flere enn 70-80 bobiler eller flere enn 800 personer, er det egne sikkerhetsregler.
Som hovedregel skal man ha branngate/rømningsvei for bobiler, slik at ingen bobiler er innestengt. Blir man flere enn 5-10 bobiler er det krav om brannvarsler i bobilen.
Krav til avstand mellom bobilene er 3m, men det anbefales minst 4m
Treffansvarlig skal til enhver tid ha kontroll på:
Sikkerhetsregler og utstyr.
Nødvendig informasjon om plassering av brannmeldere, telefoner, telefonnummer til brannvesen og navn og adresse på stedet man er.
Klarlegge ansvar og fordeling av arbeidsoppgaver tilknyttet krisesituasjoner.
Beredskapsleder skal beslutte iverksettelse av beredskapsplan, evakuering og sikre kriseområdet.
Varsle regionleder, President og daglig leder om en krisesituasjon oppstår. Det skal da opplyses om: Hvem som ringer, telefonnummeret du ringer ifra, sted for hendelse, hva som skjedde, om andre er varslet og aktuelle telefonnumre
Bekjentgjøre hvem som er ansvarlig for beredskap, hvor brannslukningsapparat og hjertestarter befinner seg under treffet.
Ansvarlig treffvert eller en annen som utnevnes, bør nyte ingenting/minimalt med alkohol under treffet.
Bruk av varmeapparater (Bin Laden, grill osv.) skal bare brukes på anvist plass og aske/kull skal deponeres på anvist plass.
Ved familiedeltakelse med mindreårige, bør inntaket av rusmidler begrenses og inntas i eget område, og ikke i fellesområdene. Det gjøres unntak for felles grillkveld og middag.
Fellesområder bør legges slik at de i minst mulig grad forstyrrer de som ønsker å hvile/sove.
Det skal være minimum 3 meter avstand mellom bilene.
Brannsinstruks
Hva skal DU gjøre ved en brannalarm eller i en brannsituasjon? Ved brann må du handle RASKT, RIKTIG og ROLIG.
BRANN: 110
Du må varsle de som er i fare og brannvesenet. Du må bistå med evakuering. Du må slukke med husbrannslanger, håndslukkeapparat og evt. Kvele ilden med et teppe. Du må lukke dører og vinduer, forlate bobilen/bygget rolig og unngå panikk.
Hold deg orientert om:
Rømningsveier, slukkeutstyrets plassering og håndslukkeapparatenes bruksanvisning.
Varslingsplan
Ved en alvorlig ulykke eller dødsfall skal sykehus og/eller brannvesen varsles. Politiet skal alltid varsles. Når du varsler må du huske å si hvem du er, hva som har skjedd, hvor du er/skadestedet og hvor mange som er skadet/omfanget av skaden.
AMBULANSE: 113
BRANN: 110
POLITI: 112
Gi også beskjed til treffansvarlig, President Sett i gang førstehjelp om nødvendig. og daglig leder.
Den første som oppdager en ulykke, har ansvar for å melde ifra.
TREFF SOM IKKE ER I REGI AV NORSK BOBILFORENING
Treff som arrangeres utenom NB er ikke dekket av NBs arrangementsforsikring. Medlemmer som betaler for å være med på et arrangement, forventer antakeligvis at arrangøren står ansvarlig om noe skulle skje. Det samme om det skulle oppstå en krisesituasjon. Konsekvensene kan bli ganske store for arrangøren dersom noe skulle skje.
Rev. 1,2 april 2023